Phase 1: Vorbereitung

Die organisatorisch und inhaltlich gute Vorbereitung eines Peer Reviews war wesentlich für den Erfolg des gesamten Verfahrens. Je besser das Peer Review an der Schule vorbereitet wurde, desto höher war die Wahrscheinlichkeit, dass die Peers qualitativ hochwertiges und aussagekräftiges Feedback zu den von der Schule definierten Qualitätsbereichen und Fragestellungen geben konnten.

Folgende Aufgaben waren von den Schulen in der Vorbereitungsphase zu erledigen:

Sobald eine Schule den Bewerbungsprozess im Rahmen von Peer Review in QIBB erfolgreich durchlaufen hat, gibt es ein entsprechendes Unterstützungsangebot, das in Anspruch genommen werden kann. Auf zwei Angebote möchten wir Sie konkret aufmerksam machen:

1. Unmittelbare Anlaufstelle für alle organisatorisch-administrativen Fragen rund um Peer Review in QIBB ist ARQA-VET. Typische Beispiele für Anfragen von Schulen sind: Fragen zu allen Dokumenten und Unterlagen, Fragen bezüglich des zeitlichen Ablaufs eines Peer Reviews, Fragen zur Nutzung der Peer Datenbank, Fragen zur Abrechnung z.B. von Peer Honoraren usw. ARQA-VET hilft auch bei „Notfällen“ (z.B. kurzfristiger Ausfall eines Peers, Probleme bei der Organisation des Peer Besuchs usw.) weiter. Die Schule schließt zu Beginn des Verfahrens eine Vereinbarung mit ARQA-VET über das durchzuführende Peer Review in QIBB ab.
2. Die Peer Review Berater/innen sind für die Beratung von Schulen bei allen inhaltlichen Fragestellungen rund um das Peer Review (z.B. Wie schreibt man einen Selbstbericht? Wie lassen sich as den Themen der Schule Fragestellungen für die Peers anbieten? Brauchen wir neue Evaluationen oder können wir mit bereits an der Schule vorhandenen Daten arbeiten? Welche Peers sollen wir auswählen?) zuständig.

Download: 06 Vereinbarung der Schule mit ARQA-VET (doc 84 kb)

Nachdem eine Schule für Peer Review in QIBB ausgewählt wurde, gibt es einige inhaltliche Fragen, die teilweise schon in der Bewerbungsphase an der betreffenden Schule diskutiert bzw. vereinbart wurden und in der Vorbereitungsphase endgültig geklärt werden sollten:

Entscheidung über Ziele und Zwecke eines Peer Reviews
Die inhaltliche und strategische Verantwortung für das Peer Review und vor allem für die Maßnahmen daraus, die schließlich an der Schule umgesetzt werden sollen, trägt die Schulleitung. Eine wichtige Aufgabe der Schulleitung ist es, das Kollegium sowie weitere Interessengruppen (Schulpartner, SGA) über die Ziele und Zwecke zu informieren, die mit dem Peer Review verbunden werden (z.B. externe Sicht auf die bisherige Qualitätsarbeit, neue Ideen für die Umsetzung bestimmter Qualitätsthemen usw.). Wichtig in diesem Zusammenhang ist die Kommunikation realistischer Erwartungen: Ein Peer Review ist im Wesentlichen ein Feedback von außen, das der Schule wertvolle Hinweise zu ihren bisherigen Bemühungen rund um das Thema Qualitätssicherung und -entwicklung geben kann. Es sollte aber nicht als „Allheilmittel“ gesehen werden, das Fragestellungen und Probleme der Schule innerhalb eines zweitägigen Besuchs vollständig lösen kann.

Die Wirksamkeit des Verfahrens hängt sehr stark von der Kooperation und dem Engagement aller Beteiligten ab. Deshalb ist die Einbindung aller relevanten beteiligten Gruppen (z.B. Lehrkörper, administratives Personal, Schüler/innen, Eltern usw.) besonders wichtig und sollte in der Vorbereitungsphase intensiv verfolgt werden.

Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Die Verantwortung für die Koordination aller im Zusammenhang mit dem Peer Review Verfahren an der Schule anfallenden Aufgaben sollte einem/einer Peer Review Organisator/in übertragen werden. Dafür können z.B. Lehrer/innen oder Administratoren/innen herangezogen werden. Idealerweise verfügen diese Personen bereits über Erfahrungen zum Thema Qualitätssicherung und -entwicklung bzw. Evaluation, wie dies z.B. bei Schulqualitätsprozessmanagern/innen (SQPM) im Rahmen von QIBB der Fall ist.

Aufgrund seiner/ihrer zentralen Rolle als Bindeglied zwischen der Schule, der/den Peer Review in QIBB Berater/in, ARQA-VET und dem Peer Team muss der/die Peer Review Organisator/in sorgfältig ausgewählt werden. Der bzw. die Peer Review Organisator/in ist natürlich nicht alleine für die Organisation und Abwicklung des Peer Reviews verantwortlich. Er bzw. sie benötigt zunächst die inhaltliche Unterstützung und Motivation der Schulleitung, die hinter dem Verfahren stehen muss, damit das Peer Review (v.a. die Ergebnisse daraus!) an der Schule nachhaltig wirksam werden kann. Darüber hinaus muss der/die Peer Review Organisator/in von weiteren Personen aus dem Kollegium bzw. der Schuladministration unterstützt werden, um wichtige Aufgaben wie z.B. das Verfassen des Selbstberichts, die Einladung von Personen für die Interviews anlässlich des Peer Besuchs oder die Umsetzung von Maßnahmen aus dem Peer Review erfüllen zu können. Die Aufgaben des/der Peer Review Organisators/in können auch auf zwei oder mehr Personen verteilt werden.

Download: Informationen zu den Aufgaben des/der Peer Review Organisators/in finden Sie im Dokument
20 Peer Review Organisator/in (pdf 33 kb).

Entscheidung darüber, ob das Peer Review die gesamte Institution oder nur Teile davon betreffen soll
Weiters ist es wichtig zu klären, ob die gesamte Schule an dem Peer Review teilnehmen soll oder ob sich das Peer Review nur auf bestimmte Teile der Organisation (z.B. bestimmte Abteilungen der Schule, bestimmte Klassen usw.) beziehen soll. Häufige Gründe dafür, dass sich ein Peer Review nur auf Teile einer Organisation/Schule beziehen soll, liegen

• in der Größe der Schule: sehr große Organisationen sind von einem Peer Team in zwei Tagen schwer als Ganzes zu evaluieren;
• sowie in spezifischen Fragestellungen: z.B. Fragestellungen die sich ausschließlich auf bestimmte Abteilungen oder bestimmte Klassen beziehen.

Beispiele für Fragestellungen, die sich nur auf Teile einer Organisation/Schule beziehen, sind: > Wie können wir Individualisierung im Englischunterricht der ersten Klassen nachhaltig umsetzen? > Wie sehen die Arbeitsmarktchancen der Absolventen/innen der Abteilung Wirtschaftsinformatik unserer Schule aus?

Entscheidung über den Zeitplan
Schulen, die ein Peer Review durchführen, sollten sich zum Start des Verfahrens einen genauen Zeitplan überlegen. Die bisherigen Erfahrungen haben gezeigt, dass für die Vorbereitung und Durchführung eines Peer Reviews etwa 14 bis 16 Monate zu veranschlagen sind, wenn die Schule erstmalig ein Peer Review durchführt. Es gibt einige wichtige Punkte, die im Zusammenhang mit dem Zeitplan zu klären sind:

• Will die Schule neue Evaluationen für das Peer Review durchführen, weil zu ihren Fragestellungen keine oder nur veraltete Daten vorliegen? Dann ist der zeitliche Aufwand für die Erhebungen mit einzuplanen.
• Bis wann sollen mögliche Peers kontaktiert werden, damit das Peer Team rechtzeitig zusammengestellt werden kann?
• Bis wann soll der Selbstbericht erstellt werden, damit ihn das Peer Team rechzeitig erhält?
• Wann genau ist ein günstiger Zeitpunkt für den Peer Besuch (wann sind möglichst viele Klassen, Schüler/innen, Lehrer/innen usw. anwesend, um den Peers Auskunft geben zu können)?
• Wie lange braucht die Schule für die Organisation von Schülern/innen, Lehrern/innen, Absolventen/innen, Eltern usw. die im Rahmen des Peer Besuchs als Auskunftpersonen zur Verfügung stellen sollen
• Wie kann ein Zeitplan für die Umsetzung der Maßnahmen nach dem Peer Besuch und dem Peer Review Bericht aussehen?

Die wichtigsten Punkte bezüglich des Zeitplans werden im Erstinformationsblatt inkl. Zeitplan abgedeckt, das die Schule an ARQA-VET übermittelt. Das Erstinformationsblatt dient der internen Dokumentation der Peer Review Vorbereitungsarbeiten an der Schule und als Basisinformation für ARQA-VET und den/die Peer Review Berater/in der Schule.

Download: 05 Erstinformationsblatt inkl. Zeitplan (doc 90 kb)

Ein wichtiger Schritt in der Vorbereitungsphase ist die Entscheidung der Schule über jene Qualitäts-bereiche, die im Rahmen eines Peer Reviews evaluiert werden sollen. Die Basis für die Auswahl der Qualitätsbereiche stellt die Liste der 14 Qualitätsbereiche für Peer Review in QIBB dar. Diese Qualitätsbereiche sind mit der QIBB-Q-Matrix der jeweiligen Schulbereiche kompatibel, allerdings ist eine „Übersetzung“ in die Q-Matrix notwendig, bei ARQA-VET bzw. der/ die Peer Review Berater/innen die Schule gerne unterstützt.

Die 14 Qualitätsbereiche bestehen aus zwei großen Blöcken. Die ersten 4 Qualitätsbereiche beziehen sich auf das Kerngeschäft einer Schule, die Schlüsselprozesse Lehren und Lernen:

• Qualitätsbereich 1: Lehrpläne
• Qualitätsbereich 2: Lernen und Lehren
• Qualitätsbereich 3: Prüfen und Beurteilen
• Qualitätsbereich 4: Lernergebnisse und berufliche Verwertbarkeit

Die weiteren 10 Qualitätsbereiche unterstützen die Prozesse der Kernbereiche:

• Qualitätsbereich 5: Sozioökonomisches Umfeld und Zugang zur Schule
• Qualitätsbereich 6: Management und Verwaltung
• Qualitätsbereich 7: Ziele und Werte und strategische Planung
• Qualitätsbereich 8: Infrastruktur und finanzielle Ressourcen
• Qualitätsbereich 9: Personalplanung, Rekrutierung und Personalentwicklung
• Qualitätsbereich 10: Arbeitsbedingungen
• Qualitätsbereich 11: Außenbeziehungen und Internationalisierung
• Qualitätsbereich 12: Partizipation und soziale Beziehungen
• Qualitätsbereich 13: Gender Mainstreaming
• Qualitätsbereich 14: Qualitätsmanagement

Die Wahl der Qualitätsbereiche hängt in erster Linie von ihrer Relevanz für die Schule ab. Darüber hinaus gibt es im Hinblick auf die Auswahl der Qualitätsbereiche bestimmte Regeln für Peer Review in QIBB:

Regeln für die Auswahl von Qualitätsbereichen
 > Es müssen zwei Qualitätsbereiche ausgewählt werden. Zu diesen Qualitätsbereichen kann die Schule eine oder mehrere Fragestellungen formulieren.

> Einer der ausgewählten Qualitätsbereiche muss sich auf die Schlüsselprozesse Lehren und Lernen beziehen (siehe Qualitätsbereiche 1 bis 4).

Die Erfahrungen mit Peer Review in QIBB haben gezeigt, dass während eines zweitägigen Peer Besuchs zwei Qualitätsbereiche gut von den Peers evaluiert werden können. Bei der Auswahl von mehr als zwei Qualitätsbereichen muss auf die mögliche Durchführbarkeit im Rahmen eines zweitägigen Peer Besuchs geachten werden. In diesem Fall bitten wir Sie um eine Rücksprache mit ARQA-VET.

Folgende Fragen können bei der Auswahl der Qualitätsbereiche eine Rolle spielen:

• Gibt es Qualitätsbereiche, in denen die Schule besondere Stärken (Beispiele bester bzw. hervorragender Praxis) aufweist?
• Gibt es Qualitätsbereiche, die dringend einer Evaluierung bedürfen, weil z.B. Probleme aufgetreten sind?
• Gibt es Qualitätsbereiche, die von besonderer Bedeutung sind, z.B. weil neue Entwicklungen eingeführt werden sollen?
• Gibt es Qualitätsbereiche, in denen Innovationen stattgefunden haben, die eine Evaluierung erforderlich machen?
• Gibt es Qualitätsbereiche, die für bestimmte Gruppen von Betroffenen und Beteiligten von besonderer Bedeutung sind?

Der nächste Schritt besteht darin, Fragestellungen zu jedem Qualitätsbereich festzulegen. Diese sollen den Peers genauere Auskunft dahingehend geben, worauf bei der Evaluation im Rahmen des Peer Besuchs geachtet werden soll und wozu genau die Schule Feedback haben möchte. Die Formulierung von geeigneten Fragestellungen für ein Peer Review ist eine Herausforderung, die durchaus anspruchsvoll ist (z. B: Ja/Nein-Fragen sollten vermieden werden ebenso wie Fragen nach quantitativen Antworten usw.). Bei der Formulierung der Fragen unterstützt der/die Peer Review Berater/in die Schule.

Beispiele für Qualitätsbereiche und Fragestellungen:

 Qualitätsbereich 2: Lernen und Lehren
Beispiele für gut geeignete Fragestellungen:
> Wie nehmen die Schüler/innen der ersten Klassen unser seit dem Schuljahr 2009/10 eingeführtes Individualisierungskonzept wahr?
> Wie können wir die aktive Mitarbeit im Fremdsprachenunterricht der Schüler/innen der dritten Klassen verbessern?

Qualitätsbereich 3: Prüfen und Beurteilen
Beispiele für gut geeignete Fragestellungen:
> Fühlen sich die Schüler/innen ausreichend darüber informiert, wie ihre Noten zustande kommen?
> Welche Verbesserungen können wir abseits des bisher Umgesetzten noch vornehmen?

Qualitätsbereich 9: Personalplanung, Rekrutierung und Personalentwicklung
Beispiele für gut geeignete Fragestellungen:
> Wie zufrieden sind die Lehrkräfte mit ihren momentanen Arbeitsbedingungen an der Schule?
> Welche Arbeitsbedingungen sollten aus Sicht der Lehrkräfte verbessert werden?
> Passt unser Fortbildungskonzept mit den Vorhaben, die in unserem Schulprogramm für das Schuljahr 2010/11 festgehalten sind, zusammen? Wo sollten wir eventuell noch nachbessern?

Qualitätsbereich 14: Qualitätsmanagement
Beispiele für gut geeignete Fragestellungen:
> Wie genau nutzen unsere Lehrkräfte das Individualfeedback?
> Wie bewerten unsere Lehrkräfte den Nutzen dieses Instruments?
> Welche Aspekte können wir rund um das Thema Individualfeedback weiter verbessern?

Die Liste mit den 14 Qualitätsbereichen enthält Themen für Fragestellungen sowie Spezifikationen dazu, die von Schulen als Anregungen herangezogen werden können. Außerdem gibt die Liste Aufschluss darüber, welche Quellen und Nachweise in Hinblick auf Qualitätsbereiche und Fragestellungen verwendet werden können.

Dokumente zum Download: Tipps zur Auswahl von Qualitätsbereichen und Fragestellungen für das Peer Review finden Sie im
Dokument 03 Allg. Tipps zur Auswahl von Qualitätsbereichen und Fragest. für das Peer Review (pdf 25 kb).

Die Übersicht über die 14 Qualitätsbereiche finden Sie im
Dokument 04 Q-Bereiche (pdf 152 kb).

Ein weiterer wichtiger Schritt in der Vorbereitungsphase ist die Auswahl der Peers und die Einladung des Peer Teams. Im Folgenden finden Sie Informationen über die wichtigsten Schritte in Zusammenhang mit der Auswahl und Einladung der Peers.

Was sind Peers?
Peers sind Personen aus anderen Schulen bzw. Einrichtungen sonstiger für die Schule relevanter Interessensgruppen (z.B. zukünftige Arbeitgeber/innen von Absolventen/innen, wissenschaftliche Experten/innen, Vertreter/innen von Institutionen, die Schüler/innen abnehmen wie z.B. Universitäten, Fachhochschulen usw.). Peer Review bedeutet Evaluation und Feedback auf gleicher Augenhöhe, d.h. dass die Peers von ihren Funktionen und Aufgabenbereichen her jenen Personen gleichgestellt sind, deren Tätigkeiten sie evaluieren und in keinem hierarchischen oder Kontrollverhältnis zur evaluierten Schulen stehen.

Peers müssen:

• entsprechendes Fachwissen in den Bereichen Qualitätssicherung und Evaluation haben;
• die erforderliche Kompetenz in den von der Schule ausgewählten Qualitätsbereichen vorweisen können;
• die speziellen Prozesse und Vorgehensweisen von Peer Review in QIBB sehr gut kennen;
• sowie unabhängig von der evaluierten Schule sein (d.h. kein zu starkes Naheverhältnis zur Schule haben bzw. parteilich sein).

Wichtig ist, dass das Peer Team als Ganzes und nicht ein einzelner Peer über die für das jeweilige Peer Review erforderlichen Kompetenzen verfügen muss.,

Die Hauptaufgabe von Peers ist es, die spezifische Situation der zu evaluierenden Schule zu verstehen und kritisch-wohlwollendes Feedback zu geben. Dazu kommen Ideen und Verbesserungsvorschläge der Peers zu bestimmten Themen oder Fragestellungen. Die Schule alleine entscheidet, ob und in welcher Form Sie diese Ideen und Umsetzungsvorschläge übernehmen will

Regeln für die Zusammenstellung von Peer Teams
Schulen, die ein Peer Review in QIBB durchlaufen, können sich ihre Peers grundsätzlich selbst aussuchen. Allerdings gibt es Regeln für die Zusammenstellung der Peer Teams, die gewährleisten sollen, dass die Schule ein möglichst zielführendes und nachhaltiges Feedback von den Peers erhält.

Regeln für die Zusammenstellung von Peer Teams:

• Ein Peer Team besteht aus vier Personen.
• Das Peer Team wird von einem/einer Peer Koordinator/in geleitet. Diese Person übernimmt als Hauptverantwortliche/r für den Peer Review Prozess eine Schlüsselrolle im Peer Team und ist hauptzuständig für die Kommunikation und Koordination innerhalb des Peer Teams, für das Zeitmanagement, für Kontakte zur Schule, für die Erstellung der Peer Besuch Agenda, für das Verfassen des Peer Berichts usw.
• Mindestens drei Personen im Team müssen „echte Peers“ (werden auch als "System-Peers" bezeichnet), sein, d.h. Kollegen/innen aus anderen Schulen (z.B. Lehrer/innen, Berater/innen, Qualitätsexperten/innen usw.).
• Von diesen drei echten Peers muss mindestens eine/r aus dem Schulbereich (z.B. HAK, HUM, HTL, BAKIP/BASOP, Berufsschule) der zu evaluierenden Schule stammen. Die drei echten Peers müssen weiters aus zumindest zwei verschiedenen Schulbereichen kommen.
• Die ausgewählten Peers müssen zu den Qualitätsbereichen und Fragestellungen der Schule passen und über die erforderlichen Kompetenzen verfügen, damit sie zielgerichtetes und nach-haltiges Feedback geben können.
• Die Peers (vor allem die „echten Peers“) dürfen keinesfalls in einem Naheverhältnis zu jenen Schulen stehen, in denen sie zum Einsatz kommen, weil sie sonst kein unabhängiges bzw. „neutrales“ Feedback geben können. Auf eventuelle Unvereinbarkeiten diesbezüglich muss sowohl von Seiten der Schule als auch von Seiten der Peers geachtet werden.
• Eine Person im Peer Team kann ein „externer Peer“ sein, d.h. ein/e Vertreter/in wichtiger Kooperationspartner der Schule (z.B. wichtiger Arbeitgeber, Vertreter/in einer die Schüler/innen abnehmenden Bildungsorganisation, Kooperationspartner, Experte aus dem Ausland usw.).
  Sie finden einige externe Peers in der Peer Datenbank; externe Peers können von den Schulen aber auch abseits der Peer Datenbank gesucht werden.

Die Einhaltung der Regeln für die Zusammenstellung der Peer Teams wird von ARQA-VET als zuständige qualitätssichernde Stelle für Peer Review in QIBB überprüft. Sollten die Peers Teams nicht nach den definierten Regeln zusammengestellt worden sein, können Schulen dazu aufgefordert werden, ihr Peer Team neu zu formieren.

Die Zusammenstellung von Peer Teams ist eine herausfordernde Aufgabe, der/die Peer Review in QIBB Berater/in unterstützt Schulen in diesem Prozess.

Wie kommt eine Schule zu Peers?
Zentrale Quelle für die Auswahl von Peers ist die von ARQA-VET zur Verfügung gestellte österreichweite Peer Datenbank (www.peer-review-in-qibb.at/peers/peer_datenbank). In dieser Datenbank sind auch die Kontaktdaten der Peers enthalten. Den Kontakt zu den Peers herzustellen und die Peers für ein Peer Review einzuladen, ist Aufgabe der Schule.

n der Peer Datenbank befinden sich Personen aus ganz Österreich, die nach einem klar definierten und transparenten Auswahlverfahren aufgenommen wurden. In der Regel haben diese Personen spezielle Schulungen zum Thema Peer Review absolviert und bereits praktische Erfahrungen als Peers gesammelt. Darüber hinaus verfügen die Peers über mindestens fünf Jahre Unterrichtserfahrung sowie über Kenntnisse in Qualitätssicherung und -entwicklung.

Die Datenbank enthält sogenannte „echte“ Peers (Kollegen/innen aus anderen berufsbildenden Schulen) als auch „externe Peers“, diese sind eigens als solche ausgewiesen (siehe Übersicht der Peer Datenbank). Externe Peers können in Peer Teams aufgenommen werden, ohne dass sie über eine entsprechende Ausbildung verfügen. Sie können entweder aus der Peer Datenbank ausgewählt werden; oder aber die Schule bringt einen ihrer wichtigen Stakeholder (z.B. wichtiger Arbeitgeber, wichtige/r Vertreter/in einer abnehmenden Schule bzw. Universität/Fachhochschule) im Rahmen eines Peer Reviews zum Einsatz. Auch für externe Peers gilt die Grundregel: Der ausgewählte externe Peer muss zu den Qualitätsbereichen und Fragestellungen der Schule passen!

Neben einschlägiger Kompetenz und Erfahrung spielt die zeitliche Verfügbarkeit der Peers eine ebenfalls wichtige Rolle. Die Suche nach geeigneten Peers sollte daher möglichst zeitgerecht beginnen. Auch der/die Peer Koordinator/in muss sorgfältig ausgewählt werden. Wir empfehlen Ihnen als Schule mit der Suche nach dem/der Peer Koordinator/in (Leiter/in des Peer Teams) zu beginnen und danach die weiteren Peers zu suchen!

Die Peers schließen einen Vertrag mit der Schule ab und erhalten einen vom BMB/Sektion II Berufsbildung festgelegten Kostenersatz.

Download:
07a Vertrag der Schulen mit den Peers (doc 72 kb)
07b Vertrag der Schulen mit externen Peers (doc 73 kb)
07c Vertrag der Schulen mit BS-Peers (doc 56 kb)

BEISPIEL für die Zusammensetzung eines Peer Teams:
Eine Schule möchte sich im Rahmen eines Peer Reviews folgenden Qualitätsbereichen und Frage-stellungen widmen:

Qualitätsbereich 2: Lernen und Lehren. Bei den Fragestellungen zu diesem Qualitätsbereich geht es um die Verbesserung und Erweiterung der didaktischen Methoden im Fremdsprachenunterricht.

Qualitätsbereich 6: Management und Verwaltung. Bei der Fragestellung zu diesem Qualitätsbereich geht es um die Verbesserung der Organisation von Praktika mit Unternehmen. Zusammensetzung Peer Team:

Peer 1: Peer Koordinator/in, Evaluationsexperte/in, kommt aus dem gleichen Schultyp, hat viel Erfahrung mit Peer Review und den geeigneten Methoden für die Durchführung von Evaluationen während eines Peer Besuchs, gleichzeitig ist er/sie Lehrer/in für Fremdsprachen und bringt deshalb auch Fachexpertise mit.

Peer 2: Lehrer/in aus anderem Schulbereich mit hoher Kompetenz in Fremdsprachendidaktik

Peer 3: Lehrer/in aus anderem Schulbereich mit viel Erfahrung mit der Herstellung und Organisation von Unternehmenskontakten für Praktika sowie der damit zusammenhängenden didaktisch-organisatorischen Herausforderungen

Peer 4: Externer Peer, Person aus einem Unternehmen, das viele Praktikanten aus der Schule hat, und Feedback zu den bisherigen Vorgehensweisen geben kann.

Download:
07a Vertrag der Schulen mit den Peers (doc 72 kb)
07b Vertrag der Schulen mit externen Peers (doc 73 kb)
07c Vertrag der Schulen mit BS-Peers (doc 56 kb)

Nachdem die Qualitätsbereiche und Fragestellungen für das Peer Review ausgewählt wurden, geht es darum, einige Entscheidungen zum Thema Selbstevaluation und Selbstbericht zu treffen, z.B. ob neue Evaluationen durchgeführt werden müssen oder ob auf vorhandene Daten zurückgegriffen werden kann, welche sonstigen Quellen wichtig für den Selbstbericht sind usw.

Selbstevaluation
Im Rahmen von Peer Review in QIBB gibt es verschiedene Formen von Evaluation: Einerseits die Selbstevaluation, die von der Schule im Rahmen der Vorbereitungen für das Peer Review durchgeführt werden (interne Evaluation), andererseits jene Evaluationen, die das Peer Team vor Ort im Rahmen des zweitägigen Peer Besuchs durchführt (externe Evaluation).

Ergebnisse aus der Selbstevaluation der Schule sind wesentliche Quellen für den zu erstellenden Selbstbericht. Die erforderlichen Daten hängen von den Qualitätsbereichen und Fragestellungen ab, die die Schule zuvor ausgewählt hat. Grundsätzlich gibt es folgende Möglichkeiten:

1. Die Schule greift auf bereits vorhandene Evaluationsergebnisse (z.B. QIBB-Systemfeedback) zurück und nutzt diese Daten, um eine genauere bzw. tiefergehende Rückmeldung von den Peers einzuholen. Diese Vorgehensweise ist vor allem dann sinnvoll, wenn an der Schule viele Selbstevaluationsdaten vorliegen mit denen noch nicht weitergearbeitet wurde. Wichtig in diesem Zusammenhang ist es zu bedenken, dass die vorhandenen Selbstevaluationsdaten relativ aktuell sein sollen. Veraltete Daten aus Selbstevaluationen sind nur eingeschränkt brauchbar.
2. Die Schule entscheidet sich im Rahmen des Peer Reviews für neue Qualitätsbereiche und Fragestellungen, zu denen es noch keine oder nicht ausreichende Daten aus der Selbstevaluation gibt. In diesem Fall führt die Schule vor der Erstellung des Selbstberichts die entsprechenden Selbstevaluationen (z.B. Befragungen von bestimmten Klassen, Schüler/innen, Absolventen/innen, Lehrer/innen, Eltern usw. anhand verschiedener Instrumente wie Fragebögen, Interviews usw.) durch.
3. Die Schule kann frei entscheiden, welche Methoden und Verfahren der Selbstevaluation sie anwenden möchte. Eine Kombination der beiden dargestellten Möglichkeiten kann natürlich auch sinnvoll und notwendig sein.

Die Ergebnisse aller Selbstevaluationen müssen im Selbstbericht klar und gut nachvollziehbar beschrieben werden. Die Darstellung der Selbstevaluationsergebnisse muss so erfolgen, dass die Peers als Außenstehende einen ausreichend guten Eindruck über die Situation an der Schule im Hinblick auf die gewählten Qualitätsbereiche und Fragestellungen bekommen, damit sie in der Lage sind, ein entsprechendes Evaluationsdesign bzw. einen Evaluationsplan für den Peer Besuch zu erstellen. Im Selbstbericht sind Stärken und Schwächen in den zu evaluierenden Qualitätsbereichen zu identifizieren. Möglichkeiten der Verbesserung der Qualitätsentwicklung sollen im Selbstbericht diskutiert und aufgezeigt werden.

Selbstbericht
Der Selbstbericht ist eines der wichtigsten Dokumente im Rahmen eines Peer Reviews. Es ist die zentrale Informationsquelle für die Peers und stellt die Basis für den Aufbau des Evaluationsdesigns der Peers im Rahmen des zweitägigen Peer Besuchs dar. Der Selbstbericht muss deshalb alle Themen umfassen die während des Peer Reviews evaluiert werden sollen.

Für den Selbstbericht gibt es eine entsprechende Vorlage und ein Dokument mit Tipps zum Ausfüllen. Diese Vorlage muss von Schulen die ein Peer Review durchführen möchten, unbedingt verwendet werden, damit sichergestellt werden kann, dass die Peers tatsächlich jene Informationen erhalten, die für die Planung des Peer Besuchs notwendig sind. Alle Belege und Nachweise, die die im Selbstbericht getroffenen Bewertungen stützen, sollten in einem Anhang des Berichts inkludiert sein.

Dokumente zum Download:
08 Selbstbericht (Vorlage mit Erklärungen) (doc 207 kb)
09 Allg. Tipps zum Verfassen des Selbstberichts (pdf 20 kb)
10 Gender Mainstreaming Indikatorenliste (doc 107 kb) (GM Indikatoren - optionale Ergänzung zum Selbst-bericht; nur relevant, wenn Sie diesen Qualitätsbereich gewählt haben!)

Zusätzlich zu den Daten aus der Selbstevaluation gibt es noch weitere Quellen, die für den Selbstbericht wichtig sein können:

Beispiele für Quellen, die für den Selbstbericht genutzt werden können:
> Leitbild
> Q-Matrix
> Schulprogramme
> Qualitätsberichte
> Jahresberichte
> Daten aus vorangegangenen Selbstevaluationen (z.B. aus QIBB oder sonstigen Erhebungen)
> Lehrpläne
> Sitzungs- und Konferenzprotokolle
> Fortbildungskonzepte
> Personalentwicklungskonzepte
> Schulstatistische Daten (Schüler/innen, Absolventen/innen, Lehrer/innen usw.)
> Semester-/Jahresnoten
> Dokumente zur Ausstattung und Infrastruktur der Schule > Investitionspläne
> Dokumentation der Wirtschaftskontakte der Schule

Der Selbstbericht ist folgendermaßen gegliedert: Der erste Teil des Berichts ist eine Aktualisierung des Erstinformationsblatts. Der zweite Teil umfasst eine Beschreibung der Schule und ihres Bildungs-angebots, das Leitbild sowie statistische Daten und Informationen. Im dritten Teil werden die Ergebnisse der Selbstevaluation in den ausgewählten Qualitätsbereichen dargestellt. Diese Darstellung soll in knapper Form die Bewertung der Stärken und Schwächen aus Sicht der Schule sowie die Evaluierungsfragestellungen für die Peers beinhalten. Im Anhang zum Selbstbericht können entsprechende Unterlagen zu den Evaluationen usw. untergebracht werden. Als zentrale Quellen für den Selbstbericht können auch die im Rahmen von QIBB von Schulen zu verfassenden Arbeits-/Schulprogramme, Qualitätsberichte und Evaluationsergebnisse herangezogen werden. Bitte überlegen Sie genau, welche Anhänge Sie dem Selbstbericht beilegen. Die Peers sind verpflichtet, alle Anhänge zu lesen, verwenden Sie daher wirklich nur Anhänge, die unmittelbar mit den von Ihnen ausgewählten Qualitätsbereichen und Fragestellungen zu tun haben.

Was passiert mit dem fertiggestellten Selbstbericht?

Die Schule übermittelt den Selbstbericht bis zu einem bestimmten festgelegten Termin an ARQA-VET. Der Selbstbericht wird von ARQA-VET in Hinblick auf formale und inhaltliche Kriterien (Vollständigkeit, Lesbarkeit, Verwendbarkeit für das Peer Team) überprüft. ARQA-VET leitet den Selbstbericht danach an das jeweilige Peer Team weiter. Sollte der Selbstbericht den formalen Kriterien nicht genügen, wird die Schule von ARQA-VET dazu aufgefordert den Bericht innerhalb einer vereinbarten Frist zu überarbeiten. Erst nach dieser Überarbeitung und erneuten Überprüfung wird der Selbstbericht von ARQA-VET an das Peer Team weitergeleitet. Das Peer Team muss den Selbstbericht der Schule spätestens 6 Wochen vor dem Peer Besuch haben, um das Evaluationsdesign für den Peer Besuch rechtzeitig fertigstellen zu können.

Dokumente zum Download:
08 Selbstbericht (Vorlage mit Erklärungen) (doc 207 kb)
09 Allg. Tipps zum Verfassen des Selbstberichts (pdf 20 kb)
10 Gender Mainstreaming Indikatorenliste (doc 107 kb) (bitte nur verwenden falls für Ihren Qualitätsbereich relevant)

Nachdem der Selbstbericht verfasst und über ARQA-VET an das Peer Team weitergegeben wurde und der Zeitpunkt für den Peer Besuch feststeht, besteht die nächste wichtige Aufgabe darin, die Agenda für den zweitägigen Peer Besuch an der Schule zu erstellen.

Was ist eine Peer Besuchs Agenda?

Diese Agenda ist der Ablaufplan für den zweitägigen Peer Besuch, der vor allem folgende Informationen enthält:
> die zu befragenden Personen bzw. Zielgruppen;
> die jeweilige Evaluationsmethode (Interviews, Fokusgruppen usw.);
> die Dauer der Befragungen; > die dafür vorgesehenen Räume usw.

Die Hauptverantwortung für die Erstellung der Peer Besuchs Agenda trägt der/die Peer Koordinator/in, also der/die Leiterin des Peer Teams. Allerdings muss diese Agenda natürlich in Abstimmung mit der Schule erstellt werden. Der/die Peer Organisator/in hat die Aufgabe diese Abstimmung mit dem/der Peer/Koordinator/in vorzunehmen. Die Organisation eines Treffens zwischen der Schule und dem Peer Team zur Klärung von Fragen der Peers und zur gemeinsamen Abstimmung der Peer Besuchs Agenda ist zu empfehlen. Im Rahmen solch eines Treffens können die Evaluationsfragestellungen für die Peers präzisiert und die Evaluierungsmethoden sowie die Gruppen der zu befragenden Personen festgelegt werden.

Der/die Peer Review Organisator/in an der Schule hat in Zusammenhang mit der Peer Besuchs Agenda folgende Aufgaben zu erledigen:

• Interviewteilnehmer/innen auswählen (abgestimmt mit den Fragestellungen, die das Peer Team erarbeitet hat);
• Interviewteilnehmer/innen einladen; die gesamte Schule (Kollegium, administrative Kräfte, Schulwart usw.) noch einmal über den bevorstehenden Peer Besuch informieren;
• Räumlichkeiten für die Interviews reservieren (samt erforderlicher Ausstattung, z.B. Flip¬charts, Laptops, Beamer etc.); ev. Wegweiser anbringen;
• Erfrischungen und Verpflegung für das Peer Team vorbereiten; einen Raum reservieren, in dem das Peer Team ungestört arbeiten kann;
• einen Raum für die abschließende Feedbacksitzung reservieren;
• gemeinsam mit der Schulleitung darüber nachdenken, wer zur Feedbacksitzung eingeladen werden soll;
• den Rundgang am Standort organisieren etc.

Die Agenda muss mindestens 3 Wochen vor dem Peer Besuch festgelegt und zwischen Schule und Peer Team abgestimmt sein, damit die Interviewpartner/innen rechtzeitig angefragt werden können.

Download:
11 Beispiel Peer Besuch Agenda (doc 78 kb)

Ein gutes Zeitmanagement ist bei der Erstellung der Peer Besuchs Agenda sehr wichtig. Wenn die Agenda zu dicht ist, führen bereits kleine Verzögerungen zu großen Problemen im Ablauf. Es gilt also, Zeitpuffer in die Agenda zu inkludieren, denn es muss auch genügend Zeit für den wiederholten Meinungsaustausch und die Reflexion innerhalb der Peer Tandems sowie für die endgültige Analyse der Ergebnisse im gesamten Peer Team reserviert werden, damit das Peer Team die erhobenen Informationen in angemessener Weise verdichten und analysieren kann.

Es ist besonders wichtig, ausreichend Zeit für die abschließende Besprechung der Peers vor der Feedbacksitzung einzuplanen. In dieser Besprechung müssen die Peers wichtige Ergebnisse auswählen und visualisieren, damit sie den Schulvertretern/innen während der Feedbacksitzung präsentiert werden können.

Für das Peer Team sollte ein eigener Raum für zwischenzeitliche Arbeitssitzungen während der beiden Tage reserviert werden. Ein größerer Raum sollte für das abschließende Treffen zwischen Vertretern/innen der Schule und dem Peer Team zur Verfügung stehen.

Alle Dokumente der Vorbereitungsphase zum Download:

03 Allg. Tipps zur Auswahl von Qualitätsbereichen und Fragest. für das Peer Review (pdf 25 kb)
04 Übersicht über die 14 Qualitätsbereiche (pdf 152 kb)
05 Erstinformationsblatt inkl. Zeitplan (doc 90 kb)
06 Vereinbarung der Schule mit ARQA-VET (doc 84 kb)
07a Vertrag der Schulen mit den Peers (doc 72 kb)
07b Vertrag der Schulen mit externen Peers (doc 73 kb)
07c Vertrag der Schulen mit BS-Peers (doc 56 kb)
08 Selbstbericht (Vorlage mit Erklärungen) (doc 207 kb)
09 Allg. Tipps zum Verfassen des Selbstberichts (pdf 20 kb)
10 Gender Mainstreaming Indikatorenliste (doc 107 kb) (bitte nur verwenden falls für Ihren Qualitätsbereich relevant)
11 Beispiel Peer Besuch Agenda (doc 78 kb)